オンラインコミュニケーションの円滑化の方法とは・・・
2023年05月15日
コロナ禍において職場の勤務形態が多様化し、さまざまな分野で働き方や業務の質・量が大きく変化しました。
この変化は、職場でのコミュニケーションにおいても多くの影響を及ぼしています。特に、テレワークやオンライン会議などの急速な普及により、オンラインコミュニケーションが日常化して、経費削減や生産性向上といったメリットが生まれる一方で、意思疎通がうまくいかず、認識や理解のズレを起こすというデメリットも発生しています。
職場のコミュニケーションにおいて、大多数の方が「認識や理解のズレ」があると認識しており「認識や理解のズレ」により、職場で困ったことが「よくある」ことと思われます。
特に、メール、ビジネスチャット、社内SNSやリモート会議などを利用したコミュニケーションは、意思疎通が取りづらくなっています。
その理由は、表情や仕草、声の質量や口調などリアルなコミュニケーションで伝わるニュアンスや雰囲気、空気感が薄れるから
これらが認識や理解のズレを発生させる一つの要因です。
▷コミュニケーションのすれ違いや誤解を避けるための主な解決方法
①テキストコミュニケーション
適切な絵文字やスタンプを利用する。自分の感情や状況を相手に伝えやすくなります。送信する相手(上司や顧客)には、十分に配慮した上で、利用します。
②ボイスコミュニケーション
声のトーンや大きさに注意する。トーンを上げて明るい雰囲気を出したり、適度な大きさではっきり話したりすると、気持ちや意図を伝えやすくなります。
③ビデオコミュニケーション
普段よりもリアクションを大きくする。Web会議では、表情を普段より豊かにし、相槌を大きくしたり、笑顔を心がけたりすると感情が伝わりやすくなります。
④その他共通事項
・言い回しや伝え方に気を付ける。
・伝える情報の量と質を調整する。
・雑談をする時間をとる。
・コミュニケーションの機会を積極的に設ける。
オンラインによるコミュニケーション、とりわけWeb会議では、会議を円滑に進めるための技法、「ファシリテーションスキル」も注目されております。
「ファシリテーションスキル」とは、物事がスムーズに進んでいくように調整（サポート）する技法です。
Web会議においては、出席者の発言を促しながら、多様な意見を理解・整理し、重要なポイントを引き出しつつ、議論を広げ、議論の収束、合意形成をサポートしていくようなことを指します。
このようなスキルは、通常業務を進めるうえでも役に立ちますので、社内研修プログラムなども見直してみてください。
